Planning chantier et congés payés : anticipation et arbitrages

Quelles règles encadrent les dates de congés payés ?

Les dates de congés payés sont encadrées par les articles L3141-13 à L3141-16 du Code du travail : la période de prise comprend toujours le 1er mai au 31 octobre, et elle est fixée avec l’ordre des départs par accord collectif ou, à défaut, par l’employeur après avis du CSE.

L’article L3141-13 ne dit pas que les congés se prennent du 1er mai au 31 octobre : il dit que la période de prise comprend dans tous les cas cette plage. Elle peut donc être plus large. Un accord d’entreprise ou d’établissement, ou à défaut de branche, fixe la période, l’ordre des départs et les délais de modification (article L3141-15). Sans accord, c’est l’employeur qui les fixe (article L3141-16).

Les congés peuvent être pris dès l’embauche, dans le respect de la période et de l’ordre des départs (article L3141-12).

Quel calendrier suivre pour préparer les congés d’été ?

Pour une période de prise qui s’ouvre le 1er mai, l’employeur doit l’avoir annoncée au plus tard le 1er mars, deux mois avant. L’ordre des départs est ensuite communiqué à chaque salarié un mois avant son départ : pour un départ le 1er août, au plus tard le 1er juillet.

Ces deux échéances viennent des articles article D3141-5 et article D3141-6. Le planning chantier doit donc être assez avancé pour arbitrer avant la seconde : c’est elle qui fige, en pratique, les absences de l’été.

Un rétroplanning possible

1. Avant l’annonce de la période : repérer les phases de chantier prévues l’été et les compétences dont elles ont besoin.
2. À l’annonce de la période : recueillir les souhaits de dates des salariés.
3. Dans les semaines qui suivent : superposer les souhaits au planning des chantiers et repérer les semaines où une compétence manque.
4. Arbitrer selon les critères légaux ou ceux de l’accord (voir ci-dessous).
5. Au plus tard un mois avant chaque départ : communiquer l’ordre des départs, par tout moyen.

Les étapes 1 à 4 ne sont pas imposées par un texte : ce sont des repères d’organisation. Les échéances légales, elles, sont les deux dates des articles D3141-5 et D3141-6, et la limite d’un mois pour modifier les dates.

Un accord collectif peut prévoir d’autres délais (article L3141-15) : vérifiez d’abord ce que prévoient votre accord d’entreprise et votre convention collective.

Comment arbitrer entre des demandes de congés concurrentes ?

À défaut d’accord collectif, l’employeur fixe l’ordre des départs en tenant compte de la situation de famille des salariés, de leur ancienneté et de leur activité chez d’autres employeurs. Les conjoints et partenaires de PACS travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.

L’article L3141-16 liste les critères :

• la situation de famille, notamment les possibilités de congé du conjoint ou du partenaire de PACS, et la présence au foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie ;
• la durée des services chez l’employeur ;
• l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

L’article L3141-14 ajoute le droit à un congé simultané pour les conjoints et partenaires de PACS de la même entreprise.

Ce qui relève de l’organisation

L’ordre d’arrivée des demandes n’est pas un critère légal. Il peut servir à départager des cas équivalents, si la règle est connue à l’avance. Les contraintes de chantier, elles, se traitent en amont : en identifiant les postes critiques (grutier, chef d’équipe, compagnon qualifié sur un lot en cours) et en évitant que deux titulaires du même poste partent en même temps.

Historiser les arbitrages d’une année sur l’autre permet de ne pas pénaliser toujours les mêmes salariés. Si un remplacement temporaire est nécessaire, voir notre méthode pour affecter des intérimaires sur le planning chantier.

Fermeture de l’entreprise ou congés par roulement : que choisir ?

La fermeture de l’entreprise simplifie le planning, puisque tous les chantiers s’arrêtent en même temps, et le fractionnement du congé ne demande alors pas l’accord du salarié. Le roulement permet de garder des chantiers ouverts, mais demande des arbitrages plus fins.

La fermeture

Lorsque le congé principal dépasse douze jours ouvrables, il peut être fractionné avec l’accord du salarié ; cet accord n’est pas nécessaire lorsque le congé a lieu pendant la fermeture de l’établissement, et une des fractions est au moins égale à douze jours ouvrables continus (article L3141-19). La durée prise en une seule fois reste limitée à 24 jours ouvrables (article L3141-17).

La fermeture convient quand les équipes travaillent sur les mêmes chantiers et que le client accepte l’arrêt. Elle se négocie avec le maître d’ouvrage dès le calendrier initial.

Le roulement

Le roulement maintient l’activité, mais chaque chantier doit garder les compétences dont il a besoin chaque semaine. Il faut alors raisonner chantier par chantier : quelles phases ont lieu en juillet et en août, qui en est indispensable, qui peut être déplacé d’un chantier à l’autre.

Prendre une partie du congé principal hors de la période du 1er mai au 31 octobre peut ouvrir droit à des jours supplémentaires : voir notre article sur le jour de fractionnement, qui détaille les règles et leur application par les caisses du BTP.

Comment intégrer les congés au planning des ouvriers ?

Intégrer les congés au planning des ouvriers consiste à inscrire les absences validées dans le même outil que les affectations de chantier, pour voir chaque semaine qui est disponible, sur quel chantier et avec quelle compétence. Les aléas (arrêts maladie, intempéries) se traitent ensuite sur cette base.

Ce que le planning doit montrer

• Les absences validées, salarié par salarié, sur la même vue que les affectations.
• Les semaines où un chantier perd une compétence clé.
• Les salariés disponibles pour renforcer un chantier en sous-effectif.
• Les phases qui peuvent glisser et celles qui ne le peuvent pas.

Avec un tableur partagé, ces informations se désynchronisent vite entre conducteurs de travaux. Dans Tim Management, les absences sont intégrées au planning des ouvriers, qui se modifie par glisser-déposer et permet plusieurs chantiers par jour . Sa grille tarifaire comprend aussi un profil « visuel planning et demandes de congés ».

Les aléas pendant l’été

Une équipe réduite par les congés est plus sensible à un arrêt maladie ou à une intempérie. Garder une marge sur les phases critiques et identifier à l’avance qui peut être déplacé limite l’effet de ces aléas. Une précision utile côté paie : l’indemnité d’intempéries ne se cumule pas avec les indemnités de congés payés (article L5424-13).

Que change la caisse CIBTP pour le planning et la paie ?

Dans le BTP, ce n’est pas l’employeur mais la caisse CIBTP qui règle le congé payé au salarié, au moment du départ. Le planning doit donc correspondre aux absences réellement prises, et l’employeur délivre au salarié un certificat de ses droits.

Selon CIBTP France, les entreprises adhérentes versent aux caisses des cotisations correspondant au coût des congés acquis par leurs salariés. Le justificatif des droits est un certificat signé par l’employeur, délivré au salarié au moment où il quitte l’entreprise ou avant son départ en congé. Lorsqu’un salarié a travaillé pour plusieurs employeurs du BTP sur la période de référence, c’est la caisse du dernier employeur qui règle le congé, en tenant compte de tous ses certificats. Les caisses calculent aussi les jours supplémentaires d’ancienneté ou de fractionnement et la prime de vacances.

Conséquences pratiques

• Les dates de congé saisies au planning doivent être celles réellement prises.
• Les congés payés se distinguent des autres absences (maladie, intempéries, absences non rémunérées) dans les feuilles d’heures.
• Les heures travaillées alimentent la déclaration à la caisse : elles doivent être justes.

Le fonctionnement de la caisse est détaillé dans notre article caisse de congés payés BTP (CIBTP). Les feuilles d’heures tenues au fil des chantiers, exportables vers Sage, Cegid, Onaya ou en Excel et PDF, servent de base commune au planning et à la paie.