Réunion de chantier : ordre du jour type et bonnes pratiques

Une réunion de chantier est-elle obligatoire ?

Aucun article du Code du travail n’impose une réunion de chantier hebdomadaire. En marché public, le CCAG-Travaux 2021 oblige le titulaire à se rendre sur le chantier chaque fois qu’il en est requis ; en marché privé de bâtiment, la norme NF P03-001 joue le rôle de CCAG si le marché s’y réfère.

En marché public : l’article 3.9 du CCAG-Travaux

L’article 3.9 du CCAG-Travaux approuvé par l’arrêté du 30 mars 2021, intitulé « Convocations du titulaire – Rendez-vous de chantier », prévoit que le titulaire se rend sur les chantiers toutes les fois qu’il en est requis lors de l’exécution de ses travaux. Une fois ses travaux achevés, il n’est convoqué que si sa présence est nécessaire à la bonne exécution de l’ouvrage. À la demande du maître d’œuvre ou du maître d’ouvrage, il vient avec ses sous-traitants ; en cas de groupement, l’obligation vaut pour tous les membres.

Selon la notice de l’arrêté, ce CCAG ne s’applique qu’aux marchés qui s’y réfèrent, et les documents particuliers peuvent y déroger : la fréquence des réunions se lit dans le CCAP.

En marché privé : la norme NF P03-001

Selon la Fédération française du bâtiment, la norme NF P03-001 constitue le CCAG applicable aux marchés privés de bâtiment, et ses articles peuvent être modifiés dans le cadre d’un marché. Vérifiez donc ce que prévoient le marché et son CCAP avant de fixer le rythme des réunions.

La coordination sécurité, elle, est obligatoire

Dès que plusieurs entreprises ou travailleurs indépendants interviennent sur un chantier de bâtiment ou de génie civil, une coordination en matière de sécurité et de santé est organisée (article L4532-2 du Code du travail), et le maître d’ouvrage désigne un coordonnateur SPS (article L4532-4). La réunion de chantier est souvent le moment où ces sujets sont abordés.

Quel ordre du jour type pour une réunion de chantier ?

Un ordre du jour type de réunion de chantier commence par la sécurité, reprend les actions de la réunion précédente, puis traite l’avancement, le planning, les interfaces entre lots et les points financiers. Garder le même ordre et la même numérotation d’une réunion à l’autre permet de suivre chaque action jusqu’à sa clôture.

Aucun texte ne fixe ces rubriques : la trame ci-dessous est une proposition à adapter à la taille du chantier et aux exigences du marché.

Placer les actions en cours en tête évite de rouvrir chaque semaine des sujets déjà tranchés. La rubrique financière sert à repérer ce qui doit être formalisé ; la formalisation elle-même se fait par écrit selon les règles du marché (voir plus bas).

Qui convoquer et qui anime la réunion de chantier ?

La réunion de chantier est en général animée par le maître d’œuvre, qui convoque les entreprises concernées par les sujets du jour. Dans un marché au CCAG-Travaux, ce sont les documents particuliers du marché qui désignent les autres intervenants et celui qui est chargé de la coordination.

L’article 3.10 du CCAG-Travaux 2021 renvoie aux documents particuliers du marché pour préciser les missions des autres intervenants de l’opération, et notamment celui d’entre eux chargé de la coordination. Son commentaire cite la maîtrise d’œuvre, l’assistance à maîtrise d’ouvrage, la conduite d’opération, la coordination SPS et le contrôle technique.

Les participants habituels

• Le maître d’œuvre, qui anime et rédige le plus souvent le compte rendu.
• Les entreprises titulaires des lots concernés, représentées par une personne qui peut s’engager sur les délais.
• Les sous-traitants, lorsque le maître d’œuvre ou le maître d’ouvrage le demande (article 3.9 du CCAG-Travaux).
• Le coordonnateur SPS, désigné par le maître d’ouvrage.
• Le maître d’ouvrage ou son représentant, au moins pour les décisions qui relèvent de lui.

Convoquer tout le monde à chaque fois allonge la réunion. Mieux vaut indiquer sur la convocation quels lots sont attendus, au regard des rubriques prévues. Pour les entreprises sous-traitantes, le circuit de validation des heures et de l’avancement doit être clair avant la réunion : voir notre guide sur le pointage des sous-traitants sur chantier.

Comment préparer une réunion de chantier ?

Préparer une réunion de chantier consiste à relire le compte rendu précédent, à vérifier l’état des actions ouvertes, à réunir des données d’avancement fiables et à diffuser l’ordre du jour avant la réunion. Une réunion préparée sert à décider ; une réunion non préparée sert à reconstituer les faits.

Ce qu’il faut avoir sous la main

• Le compte rendu précédent et la liste des actions non soldées.
• Le planning à jour, avec les écarts par lot.
• Les heures réellement passées par équipe et par chantier, pour objectiver la charge et l’avancement.
• Les photos ou constats qui appuient un point d’avancement ou une réserve.
• Les demandes en attente : plans, choix de matériaux, travaux modificatifs.

Les heures comptent plus qu’on ne le croit : une discussion sur un retard est plus courte quand chacun voit le temps passé sur le lot. Un suivi des heures de chantier tenu au fil de l’eau évite d’arriver avec des estimations.

Diffuser l’ordre du jour

Envoyer l’ordre du jour avec la convocation permet à chaque entreprise de venir avec les réponses attendues, et de déléguer la bonne personne. Indiquez les points qui demandent une décision, pas seulement les sujets.

Que deviennent les décisions prises en réunion de chantier ?

Les décisions prises en réunion de chantier sont consignées dans le compte rendu, mais ce compte rendu ne suffit pas toujours. Dans un marché au CCAG-Travaux 2021, ce qui modifie le délai, la durée ou le montant passe par un ordre de service écrit, validé au préalable par le maître d’ouvrage.

Compte rendu, ordre de service, constat

Le CCAG-Travaux 2021 distingue plusieurs écrits :

• L’ordre de service est écrit, daté, numéroté et notifié par le maître d’œuvre ou le maître d’ouvrage ; ceux qui modifient les conditions d’exécution, notamment le délai, la durée ou les montants, sont validés au préalable par le maître d’ouvrage (article 3.8.1). Le titulaire qui veut faire des observations les notifie dans les quinze jours de la réception, sous peine de forclusion (article 3.8.2).
• Le constat contradictoire est dressé sur-le-champ par le maître d’œuvre avec le titulaire ; à la demande du titulaire, la date ne peut être postérieure de plus de huit jours, et le titulaire qui signe avec réserves les précise par écrit dans les quinze jours (article 11.4).

Le compte rendu de réunion sert à tracer ce qui a été dit et décidé, et à suivre les actions. Quand une décision a une incidence sur le délai ou le prix, demandez l’écrit prévu par le marché plutôt que de vous en remettre au seul compte rendu.

La rédaction du compte rendu lui-même (contenu, fréquence, destinataires) est traitée dans notre article compte rendu de chantier : modèle, fréquence, destinataires.

Comment traiter le planning et les retards en réunion ?

En réunion de chantier, le point planning compare l’avancement réel au calendrier, identifie la cause de chaque écart et fixe une mesure datée avec un responsable. Sur un marché public alloti au CCAG-Travaux, le calendrier détaillé d’exécution est élaboré par le responsable de la mission OPC en concertation avec les titulaires des lots.

L’article 28.2.3 du CCAG-Travaux 2021 prévoit que ce calendrier est soumis par l’OPC à l’approbation du maître d’ouvrage, puis notifié par ordre de service aux titulaires de chaque lot. La réunion de chantier est donc le lieu où l’on mesure les écarts à ce calendrier, pas celui où on le modifie de façon informelle.

Une méthode simple pour chaque écart

• Mesurer l’écart par lot, en jours, par rapport au calendrier en vigueur.
• Nommer la cause : approvisionnement, attente d’un autre lot, plans, intempéries, effectif.
• Décider d’une action, d’un responsable et d’une échéance, et l’inscrire dans les actions en cours.
• Repérer les lots suivants touchés par le glissement.

Les intempéries ont un traitement propre : dans un marché au CCAG-Travaux, les journées d’arrêt réellement constatées prolongent le délai d’exécution par ordre de service, déduction faite des journées d’intempéries prévisibles fixées par le marché (article 18.2.3). Pour le côté social, voir notre article sur le chômage intempéries dans le BTP. Pour les entreprises qui suivent plusieurs chantiers à la fois, les erreurs fréquentes du planning multi-chantiers se voient souvent d’abord en réunion.

Quelles bonnes pratiques pour une réunion de chantier efficace ?

Une réunion de chantier efficace se tient à un créneau régulier, suit un ordre du jour connu à l’avance, réunit des personnes qui peuvent décider et se termine par des actions attribuées à une personne avec une échéance. Ce sont des usages de terrain, pas des obligations légales.

• Garder le même jour et la même heure, pour que les entreprises l’intègrent à leur planning.
• Faire le tour du chantier avant ou après la réunion, pour discuter de ce que l’on a vu.
• Traiter les actions en cours avant d’ouvrir de nouveaux sujets.
• Attribuer chaque action à une personne nommée, pas à « l’entreprise ».
• Clore chaque point par une décision, une échéance ou le report explicite à une prochaine réunion.
• Noter à part ce qui doit faire l’objet d’un ordre de service ou d’un constat.
• Diffuser le compte rendu rapidement, dans un délai annoncé à tous, et l’archiver avec les pièces du chantier.

La durée dépend du chantier et du nombre de lots présents : mieux vaut une réunion courte par groupe de lots qu’une longue réunion où chacun attend son tour. Si une rubrique revient chaque semaine sans avancer, c’est souvent qu’il manque une décision du maître d’ouvrage ou une information du terrain.